Manfaat Scan Dokumen untuk Menjaga File Lebih Aman

Source image: google

Scan merupakan sebuah tindakan memindai objek dokumen yang dapat mengubah menjadi data digital dalam bentuk file. Hasil scan dapat berfungsi sebagai alat yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi yang dipindai dalam bentuk gambar dan diproses melalui bantuan sensor cahaya yang ada di dalamnya. Scan biasanya digunakan sebagai proses untuk menggandakan atau menduplikat dokumen yang terdeteksi oleh sensor mesin scanner dan mengubah data menjadi digital berupa file.

File tersebut biasanya akan berupa format PDF atau JPEF yang dapat kamu konfersi. Hal ini akan memudahkanmu saat akan menyimpan file. Meskipun file dokumen asli atau cetakan rusak dan hilang, kamu masih memiliki salinan dalam bentuk digital. Selain itu, inilah manfaat melakukan pemindaian dokumen:

Mudah mencari dokumen

Scan dokumen asli biasanya memakan waktu yang banyak setidaknya hingga dua jam sehari untuk mencari dokumen tersebut. Dengan adanya dokumen digital atau hasil scan dokumen akan mempersingkat waktu untuk menemukan file penting. Ini akan membuatmu, kolega, hingga karyawan dapat melakukan hal penting yang lebih bermanfaat daripada membuang waktu mencari sebuah file dokumen.

File lebih aman

Dokumen yang tersimpan di lemari arsip yang penuh dokumen akan berpotensi hilang atau rusak. Hal ini akan membuat pencarian dokumen menjadi tidak efektif dan kondisi file tidak aman. Untuk itu, kamu bisa melakukan scan dokumen untuk arsip yang dapat ditangani oleh banyak pengguna atau tidak pernah rusak atau salah tempat. Hal ini dapat membuat proses simpan dokumen menjadi ideal.

Dokumen lebih mudah dikelola

Banyaknya catatan kertas yang diperlukan selama bekerja, membuat proses penyimpanan dan pengarisan harus dilakukan dengan benar. Mulai dari melacak, memfotokopi, hingga memindahkan kotak penyimpanan yang penuh dengan file. Tak hanya itu, adapula kegiatan penghapusan atau menghilangkan dokumen yang sudah tidak terpakai. Hal ini tentu akan membebani tim kecil dalam sebuah bisnis kecil. Nah, kegiatan dokumen cetak tersebut dapat kamu tangani dengan adanya pengarsipan secara digital atau elektronik. Hal ini akan memungkinkan tugas tersebut dapat dikelola dengan mudah lewat komputer.

Snapy siap melayani berbagai kebutuhan cetak baik offline maupun online. Untuk cetak offline, kamu bisa mengunjungi langsung cabang Snapy terdekat yang sudah tersedia di berbagai daerah. Untuk cetak online, kamu bisa langsung menghubungi Whatsapp Snapy tanpa antri, tanpa ribet!

Yuk, segera penuhi kebutuhan cetakmu di Snapy!

Jenis Scanner untuk Memindah Dokumen Kantor

 

Source image: google

Aktivitas memindai dokumen atau scanning merupakan salah satu hal yang kerap dilakukan di lingkungan perusahaan atau perkantoran. Selain untuk pengarsipan dokumen, scanning juga digunakan untuk melakukan pengiriman surat dalam bentuk digital.

Nantinya dokumen yang telah tercetak akan diubah dalam format digital kemudian dikirim melalui email atau surat elektronik. Dengan cara ini pengiriman akan lebih cepat dibandingkan mengirim dokumen asli yang membutuhkan waktu pengiriman.

Terdapat banyak alat scanner di pasaran yang dapat kamu pilih dan temukan. Selain sebagai scanner, biasanya dalam satu mesin scan memiliki kegunaan lain seperti mesin print, fax, atau fotocopy. Inilah beberapa mesin scanner yang dapat kamu gunakan sesuai kebutuhan, sebagai berikut:

Scanner Flatbed

Scanner ini merupakan scanner yang sering digunakan karena sifatnya yang lebih kompatibel dibandingkan jenis lainnya. Scanner ini dapat memindai ukuran kertas standar seperti A4, legal, letter, hingga A3.

Scanner Drum

Scanner ini berbentuk tabung yang memiliki resolusi tinggi dan detail hingga 24000 px/inc. Kelebihan dari alat ini adalah mampu menghasilkan gambar yang tepat, anti pengalami getaran atau distorsi, dan mampu mencetak berbagai dokumen.

Film Scanner

Film scanner merupakan alat teknologi negative. Berbeda dari yang sebelumnya, alat ini hanya mampu memindai dalam bentuk film negatif saja, lho. Jadi, selain film negatif tidak dapat menggunakan scanner ini termasuk scan dokumen.

Hand Scanner

Sesuai namanya, hand scanner memiliki ukuran dan bentuknya yang minimalis. Hand scanner biasanya digunakan sebagai alat scan barcode, scan dokumen, hingga scan barang. Sangat praktis bukan?

Roller Scanner

Scanner ini dapat memindai objek yang berbentuk lembaran dan diletakkan di dalma scanner. Jenis scanner ini memiliki cara kerja yang mirip dengan printer.

Snapy siap melayani berbagai kebutuhan cetak baik offline maupun online. Untuk cetak offline, kamu bisa mengunjungi langsung cabang Snapy terdekat yang sudah tersedia di berbagai daerah. Untuk cetak online, kamu bisa langsung menghubungi Whatsapp Snapy tanpa antri, tanpa ribet!

Yuk, segera penuhi kebutuhan cetakmu di Snapy!

Inilah Fungsi Scanner untuk Usaha

Source image: google

 

Scanner merupakan sebuah alat elektronik yang digunakan untuk menghasilkan salinan gambar atau teks yang nantinya akan disimpan dalam bentuk jpg, bmp, atau doc. Dari awal perkembangannya, scanner terus mengalami perkembangan, baik dari bentuk dan ukuran yang sudah mampu menyimpan 1.000 halaman.

Secara umum, bahan dasar yang dapat diolah dengan scanner yaitu lembaran kertas. Nantinya lembaran kertas tersebut akan melalui proses scan atau dipindai dan diakan dikeluarkan dalam bentuk digital dengan ukuran dan kualitas yang dapat diubah sesuai keinginan Anda.

Fungsi Scan Dokumen untuk Usaha

Fungsi scan dokumen seakan tak terpisahkan akhir-akhir ini, mengingat makin banyaknya berkas yang harus dikirim melalui surat elektronik atau berbentuk digital. Baik untuk perusahaan atau individu pelajar atau mahasiswa membutuhkan proses scan ini.

1. Berfungsi untuk Menyalin Berkas

Fungsi utama dari scanner adalah untuk menyalin berbagai berkas asli yang terancam rusak kemudian menyalinnya dalam bentuk digital yang mudah disimpan di komputer atau gadget. Selain itu, untuk memudahkan dalam melengkapi pemberkasan yang dilakukan secara online mengingat belakangan kegiatan online lebih sering kita lakukan daripada bertemu dan berkumpul langsung.

2. Berfungsi sebagai Dokumentasi

Salah satu fungsi scanner yaitu untuk membuat dokumentasi atau menyimpan beberapa surat perjanjian penting. Hal itu akan membuatnya tidak mudah hilang dan jika diperlukan kembali dikemudian hari Anda hanya perlu mencetaknya kembali. Sebagai bukti dan menggandakan berkas yang hanya ada satu dan tidak ada berkas penggantinya.

3. Berfungsi sebagai Pengelolaan Berkas

Selain mengelola berkas konvensional, mengelola berkas digital dikenal lebih mudah dan sederhana. Dengan menggunakan scanner, setiap berkas yang ada dapat dikelola dan mudah mengkategorikannya. Hal itu akan memudahkan Anda ketika membutuhkan suatu saat nanti dengan mencari dan tidak akan hilang.

4. Berfungsi sebagai Pengaman Berkas

Berkas konvensional memiliki resiko tinggi untuk rusak. Nah, dengan menggunakan scanner segala berkas Anda akan tetap aman dan tidak mudah rusak.