Manfaat Scan Dokumen untuk Menjaga File Lebih Aman

Source image: google

Scan merupakan sebuah tindakan memindai objek dokumen yang dapat mengubah menjadi data digital dalam bentuk file. Hasil scan dapat berfungsi sebagai alat yang digunakan untuk memasukkan data atau informasi yang dipindai dalam bentuk gambar dan diproses melalui bantuan sensor cahaya yang ada di dalamnya. Scan biasanya digunakan sebagai proses untuk menggandakan atau menduplikat dokumen yang terdeteksi oleh sensor mesin scanner dan mengubah data menjadi digital berupa file.

File tersebut biasanya akan berupa format PDF atau JPEF yang dapat kamu konfersi. Hal ini akan memudahkanmu saat akan menyimpan file. Meskipun file dokumen asli atau cetakan rusak dan hilang, kamu masih memiliki salinan dalam bentuk digital. Selain itu, inilah manfaat melakukan pemindaian dokumen:

Mudah mencari dokumen

Scan dokumen asli biasanya memakan waktu yang banyak setidaknya hingga dua jam sehari untuk mencari dokumen tersebut. Dengan adanya dokumen digital atau hasil scan dokumen akan mempersingkat waktu untuk menemukan file penting. Ini akan membuatmu, kolega, hingga karyawan dapat melakukan hal penting yang lebih bermanfaat daripada membuang waktu mencari sebuah file dokumen.

File lebih aman

Dokumen yang tersimpan di lemari arsip yang penuh dokumen akan berpotensi hilang atau rusak. Hal ini akan membuat pencarian dokumen menjadi tidak efektif dan kondisi file tidak aman. Untuk itu, kamu bisa melakukan scan dokumen untuk arsip yang dapat ditangani oleh banyak pengguna atau tidak pernah rusak atau salah tempat. Hal ini dapat membuat proses simpan dokumen menjadi ideal.

Dokumen lebih mudah dikelola

Banyaknya catatan kertas yang diperlukan selama bekerja, membuat proses penyimpanan dan pengarisan harus dilakukan dengan benar. Mulai dari melacak, memfotokopi, hingga memindahkan kotak penyimpanan yang penuh dengan file. Tak hanya itu, adapula kegiatan penghapusan atau menghilangkan dokumen yang sudah tidak terpakai. Hal ini tentu akan membebani tim kecil dalam sebuah bisnis kecil. Nah, kegiatan dokumen cetak tersebut dapat kamu tangani dengan adanya pengarsipan secara digital atau elektronik. Hal ini akan memungkinkan tugas tersebut dapat dikelola dengan mudah lewat komputer.

Snapy siap melayani berbagai kebutuhan cetak baik offline maupun online. Untuk cetak offline, kamu bisa mengunjungi langsung cabang Snapy terdekat yang sudah tersedia di berbagai daerah. Untuk cetak online, kamu bisa langsung menghubungi Whatsapp Snapy tanpa antri, tanpa ribet!

Yuk, segera penuhi kebutuhan cetakmu di Snapy!

Inilah Format Dokumen Setelah Melakukan Scan Dokumen

 

Source image: google

Saat melalukan scanning dokumen, perlu kamu pertimbangkan format yang akan dipakai. Menentukan format digital yang tepat akan bermanfaat dalam mengefisienkan ukuran file penyimpanan dan fungsi dari file digital tersebut. Biasanya hasil scan akan tersimpan dalam format gambar (JPEG), tetapi dengan seiring perkembangan teknologi hasil scan dapat disimpan ke berbagai format lain.

Dengan begitu, siapa saja akan lebih mudah untuk membuka, mengatur, mengedit, hingga melakukan proses dokumen di berbagai media elektronik yang ada sekarang. Untuk mengetahui jenis dan format hasil scan dokumen, berikut ini penjelasannya:

PDF

Format penyimpanan file ini memiliki format .pdf yang mampu menampilkan hasil scan dengan data berupa teks atau gambar. Setiap file dapat menyimpan file bentuk penulisan dan jenis huruf. Secara umum dapat terbuka melalui software Adobe Acrobat Reader. Pemilihan format ini cocok untuk kamu yang menginginkan dokumen digital dengan format penulisan, dokumen berisi gambar dan teks sekaligus.

DOC

Format penyimpanan file ini dari Microsoft Word atau format .doc yang mempu menyimpan teks dan format penulisan. Penyimpanan hasil scan ini berhubungan langsung dengan OCR sehingga dapat dengan mudah diedit kata atau kalimat dokumen tersebut. Secara umum, format ini dapat dibuka dengan software Microsoft Word. Cocok untuk dokumen yang mau diubah sebagian teksnya.

JPEG

Format ini khusus untuk menyimpan file gambar/foto. Format .jpeg dapat diatur kompresi sehingga antara kualitas dan kapasitas penyimpanan sesuai. Semakin besar kompresi gambar maka akan semakin kecil ukuran file, begitu juga sebaliknya. Akan tetapi, hasil scan yang dikompresi akan menghilangkan detail gambar dan warna yang kurang tajam. Format ini cocok untuk dokumen dengan bentuk gambar atau foto dan pengiriman gambar melalui email.


Snapy siap melayani berbagai kebutuhan cetak baik offline maupun online. Untuk cetak offline, kamu bisa mengunjungi langsung cabang Snapy terdekat yang sudah tersedia di berbagai daerah. Untuk cetak online, kamu bisa langsung menghubungi Whatsapp Snapy tanpa antri, tanpa ribet!

Yuk, segera penuhi kebutuhan cetakmu di Snapy!

Jenis Scanner untuk Memindah Dokumen Kantor

 

Source image: google

Aktivitas memindai dokumen atau scanning merupakan salah satu hal yang kerap dilakukan di lingkungan perusahaan atau perkantoran. Selain untuk pengarsipan dokumen, scanning juga digunakan untuk melakukan pengiriman surat dalam bentuk digital.

Nantinya dokumen yang telah tercetak akan diubah dalam format digital kemudian dikirim melalui email atau surat elektronik. Dengan cara ini pengiriman akan lebih cepat dibandingkan mengirim dokumen asli yang membutuhkan waktu pengiriman.

Terdapat banyak alat scanner di pasaran yang dapat kamu pilih dan temukan. Selain sebagai scanner, biasanya dalam satu mesin scan memiliki kegunaan lain seperti mesin print, fax, atau fotocopy. Inilah beberapa mesin scanner yang dapat kamu gunakan sesuai kebutuhan, sebagai berikut:

Scanner Flatbed

Scanner ini merupakan scanner yang sering digunakan karena sifatnya yang lebih kompatibel dibandingkan jenis lainnya. Scanner ini dapat memindai ukuran kertas standar seperti A4, legal, letter, hingga A3.

Scanner Drum

Scanner ini berbentuk tabung yang memiliki resolusi tinggi dan detail hingga 24000 px/inc. Kelebihan dari alat ini adalah mampu menghasilkan gambar yang tepat, anti pengalami getaran atau distorsi, dan mampu mencetak berbagai dokumen.

Film Scanner

Film scanner merupakan alat teknologi negative. Berbeda dari yang sebelumnya, alat ini hanya mampu memindai dalam bentuk film negatif saja, lho. Jadi, selain film negatif tidak dapat menggunakan scanner ini termasuk scan dokumen.

Hand Scanner

Sesuai namanya, hand scanner memiliki ukuran dan bentuknya yang minimalis. Hand scanner biasanya digunakan sebagai alat scan barcode, scan dokumen, hingga scan barang. Sangat praktis bukan?

Roller Scanner

Scanner ini dapat memindai objek yang berbentuk lembaran dan diletakkan di dalma scanner. Jenis scanner ini memiliki cara kerja yang mirip dengan printer.

Snapy siap melayani berbagai kebutuhan cetak baik offline maupun online. Untuk cetak offline, kamu bisa mengunjungi langsung cabang Snapy terdekat yang sudah tersedia di berbagai daerah. Untuk cetak online, kamu bisa langsung menghubungi Whatsapp Snapy tanpa antri, tanpa ribet!

Yuk, segera penuhi kebutuhan cetakmu di Snapy!

Mudah dan Efektif, Inilah Cara Scan Dokumen dan Foto lewat Handphone

 

Source image: google

Perkembangan teknologi membuat setiap orang dapat memenuhi kebutuhan mereka hanya dengan melalui smartphone. Salah satunya adalah tersedianya berbagai aplikasi untuk kebutuhan kantor dan sekolah.

Mulai dari berbagai aplikasi meeting online, hingga aplikasi scanner yang memudahkan masyarakat dalam mendukung perubahan dari dokumen cetak menjadi paperless.

Melalui aplikasi scanner kamu tak perlu repot dalam proses memindai berbagai dokumen. Kamu hanya perlu menginstal aplikasi tanpa membeli alat scanner yang jauh lebih mahal. Aplikasi yang tersedia pun lebih menghemat biaya dan waktu.

Berbagai dokumen mulai dari scan ktp, scan foto, hingga scan dokumen lain bisa dengan mudah kamu pindai. Hasilnya pun tidak kalah bagus dengan kualitas yang dihasilkan oleh mesin scanner pada umumnya.

Selain itu, setiap dokumen yang kamu pindai akan mudah kamu ubah menjadi file PDF dan membagikannya ke dalam bentuk Dropbox atau Google Drive. Lalu, bagaimana cara menscan dokumen dengan menggunakan ponsel?

Yuk simak informasi lengkapnya berikut!

Baca juga: Inilah Fungsi Scanner untuk Usaha

 

Cara Scan Foto dan Dokumen dengan Handphone

Untuk melakukan scan lewat handphone setidaknya kamu memiliki beberapa aplikasi ini. Setelah itu kamu bisa mengikuti beberapa langkah yang akan kami jelaskan:

1. Scan Dokumen dengan Google Drive

Untuk kamu yang menggunakan handphone Android, pasti sudah terinstal aplikasi Google Drive kan?

Nah, kamu bisa langsung scan dokumen dengan menggunakan aplikasi ini. Selain itu, setelah proses scan selesai, kamu dapat langsung menyimpan hasil scan dengan format PDF dan menyimpannya di google drive. Ini dia caranya:

1. Buka aplikasi Google Drive
2. Pada kanan bawah, klik Tambah (Add)
3. Pilih opsi "Scan"
4. Ambil foto dokumen yang ingin kamu scan. Dalam proses scan, kamu bisa memangkas atau crop bagian yang sesuai. Jika terjadi kesalahan, kamu bisa ketuk Re-san. Sedangkan untuk berpindah pada halaman lain kamu bisa ketuk Tambah (Add).
5. Menyimpan dokumen yang telah selesai, klik selesai.

2. Scan Dokumen dengan Aplikasi CamScanner - Phone PDF Creator

Selain Google Drive, masih banyak tersedia berbagai aplikasi scan dokumen yang bisa kamu manfaatkan. Salah satu aplikasi yang cukup populer dan banyak digunakan adalah CamScanner - Phone PDF Creator. Aplikasi ini menyediakan berbagai fitur yang mendukung untuk memindai dokumen yang kamu miliki secara efisien.

Hanya dengan kamera ponsel, kamu bisa memindai berbagai dokumen penting mulai dari faktur, invoice, kartu nama, sertifikat, dan berbagai keperluan lainnya. Kamu bisa membagikan hasil scan dalam bentuk PDF atau JPG ke media sosial atau terlampir dalam email.

Itulah beberapa cara melakukan scan dokumen atau scan foto dengan ponsel. Jika kamu mencari tempat scan yang bisa mencetak dokumenmu dalam ukuran besar, kamu bisa mendatangi percetakan Snapy terdekat.